Adoção de serviços de e-procurement cresce no Brasil

Altamente estratégicos, eles auxiliam na redução de custos e no aumento da competitividade.

A busca por bons fornecedores é uma tarefa constante nas empresas. Não é nada fácil encontrar quem ofereça em um único pacote: qualidade, pontualidade e preços competitivos.

Para uma organização que realiza muitos pedidos de centenas de itens por dia, o quadro é desafiante. A falta de um fluxo regular e confiável de suprimentos pode gerar atrasos, perda de produtividade e custos desnecessários.

A reestruturação desse cenário tem sido avaliada com atenção pelas companhias que identificaram que o setor de compras pode ser estratégico e ajudar a impulsionar os negócios.

Além disso, dizem especialistas, é capaz de gerar redução de custos, transparência e agilidade. Alinhado à demanda, o mercado acena com serviços de e-procurement para livrar dos ombros das companhias o pesado fardo de gerenciar toda a cadeia de suprimentos.

“Esse movimento vem ganhando força, porque a área de compras migrou do operacional, pura e simplesmente, para o tático”, afirma Eduardo Cunha, líder da área de Supply Chain Management da Accenture. Segundo ele, as organizações agora entendem que para o core business não são necessárias diversas pessoas inserindo solicitações ou administrando portais com milhares de cotações. “Perceberam que alguém pode fazer isso por elas”, diz.

Embora a adoção de sistemas de e-procurement no Brasil esteja em fase inicial, de acordo com o executivo, há espaço para expansão. Pesquisa global realizada em 2009 pela Accenture identificou que 86% das empresas usam algum sistema baseado na web para fazer compras nos níveis tático, operacional e estratégico.

No Brasil, esse número cai para 38%. “Claramente, o país tem espaço para, no mínimo, dobrar esse percentual. Observamos que cada vez mais as organizações vão implementar uma ferramenta do tipo ou comprar um serviço com a solução embutida”, afirma Cunha.

Concorda com ele a analista do instituto de pesquisas Gartner, Michey North Rizza. “O Brasil é um dos países emergentes na adoção desse modelo.” Para Rizza, esse é o momento certo para apostar no e-procurement, já que as empresas prosseguem na busca por redução de custos e otimização de processos.

A demanda por melhorias na cadeia foi o que levou a Comlink, especializada em soluções de e-procurement, a adquirir materiais e serviços e a desenvolver a solução Comlink Coporativo, em plataforma Microsoft .Net. “A empresa teve origem de uma consultoria e um dos clientes do setor de bioenergia realizava diversas cotações de preços por e-mail, dificultando a administração. Desenvolvemos lá nosso primeiro projeto. Nosso objetivo era fazer da internet um ponto de ligação entre cliente e fornecedor”, lembra Guilherme Araújo Russo, diretor comercial da Comlink, que possui forte atuação no agronegócio.

O sistema, vendido na modalidade Software as a Service (SaaS), é integrado aos de gestão (ERPs) das empresas, permitindo que as solicitações de compras sejam enviadas ao portal da Comlink, automaticamente, e as requisições sigam para os fornecedores, de forma transparente.
A organização contabiliza em sua base 8 mil fornecedores, mais de 136 mil visitas mensais ao portal Comlink, 22 mil cotações de serviços e 85 mil cotações de materiais publicadas por mês, além de 115 mil pedidos de compras mensais. Conta ainda com 3 milhões de itens cadastrados.

A plataforma funciona da seguinte forma: o cliente acessa o ERP e seleciona os produtos desejados, depois, escolhe os fornecedores (são 26 para cada ação, no máximo) ou, na modalidade pública, seleciona apenas o número de fornecedores que gostaria que participasse da ação. Feito isso, define o vencimento da cotação.

Essas informações vão diretamente para o site da Comlink e, então, os fornecedores são avisados por e-mail e por meio de um sistema de mensagem instantânea sobre os pedidos. Ao final, os dados do ganhador voltam para o ERP para que os pedidos sejam faturados.

“Verificamos que esse procedimento amplia o leque de clientes para os fornecedores e organiza todo o processo. Não é preciso buscar o histórico em planilhas e e-mails”, diz Russo. “Para o cliente, agilidade, redução de custos e eficiência são observados. A média do mercado é de 75 negociações por mês. Com produtos de e-procurement, esse número salta para 550. Além disso, o comprador fica mais focado nas compras estratégicas, que não são feitas via sistema”, afirma.

A busca por confiabilidade e transparência fez com que a Usina Santa Vitória adotasse, no início de 2011, o sistema da Comlink. Carlos Estevam Sverzut, gerente administrativo financeiro da usina, já conhecia a solução implementada em outras duas companhias em que atuou.

“Organizações que buscam as melhores práticas na área de suprimentos não podem ficar sem uma ferramenta de e-procurement”, acredita. Ainda não foi possível, afirma o executivo, obter métricas de melhorias, mas ele estima obter, em breve, agilidade nas compras, melhores oportunidades, redução do tempo do comprador na busca de novos fornecedores entre outros.

Sverzut diz que a Usina Santa Vitória procura por meio do sistema produtos que o mercado oferece em abundância. A aquisição de mercadorias nobres é estratégica para os negócios, como no caso da cana-de-açúcar. Ela é feita diretamente pela equipe de compras.

Mas de acordo com Cunha, da Accenture, esse cenário deve mudar. “À medida que os processos se tornam mais maduros, é natural que as empresas passem as compras estratégicas para o e-procurement.”

Simplificar é a palavra de ordem
O Governo do Estado de São Paulo está na lista das instituições que utilizam o e-procurement. Desde 2000, faz uso de um sistema de negociação via internet, a Bolsa Eletrônica de Compras (BEC), que, de acordo com Maria de Fátima Ferreira, coordenadora da Coordenadoria de Entidades Descentralizadas e de Contratações Eletrônicas (Cedc), assegura ao governo estadual a negociação e a aquisição de produtos e serviços com agilidade a custos reduzidos.

“Esse tipo de serviço agrega valor para a qualidade do gasto público, uma vez que aumenta a competitividade dos fornecedores e simplifica processos internos”, afirma Maria de Fátima. “Temos 26 mil fornecedores cadastrados no sistema, com crescimento em torno de 2% ao mês”, contabiliza.

Segundo a executiva, a preocupação em dotar o governo de ferramentas administrativas modernas teve início em 1995. A partir daí, mudanças foram realizadas com o apoio da tecnologia da informação. “Antes, a administração pública possuía um modelo burocrático, com sistemas que não eram integrados, havia muita assimetria de dados e processos de trabalho que consumiam tempo e recursos”, lembra.

Com o suporte da BEC, aponta Maria de Fátima, o estado equilibrou melhor as contas e aprimorou a eficiência dos gastos públicos. “A rede é interligada, o banco de dados é único e as informações são compartilhadas por todos”, relata.

A plataforma, explica, foi desenvolvida no Microsoft. Net pela Secretaria da Fazenda com o auxílio da Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo (Prodesp). É integrada ao Sistema de Execução Orçamentária e Financeira do Estado (Siafem/SP), Sistema de Informações Físico-Financeiras (Siafisico), Cadastro de Materiais e Serviços e Cadastro de Fornecedores do Estado.

A coordenadora dá exemplos de como a BEC é usada. “Se uma penitenciária necessita adquirir alimentos, um funcionário da unidade acessa o sistema, identifica o item, consulta o banco de preços, elabora o pedido e efetua a contabilização da reserva.” Na próxima etapa, explica, a plataforma lista os potenciais fornecedores cadastrados e envia mensagens eletrônicas para as empresas, informando sobre a negociação em curso. As companhias têm data e hora para encaminhar as propostas. São três tipos de operação, prossegue Maria de Fátima. No Pregão Eletrônico, as propostas são analisadas e é realizado um leilão reverso para avaliá-las.

Na Dispensa de Licitação, os fornecedores dão a cotação no prazo marcado e o leilão reverso pode durar de meia hora até cerca de três horas, dependendo da quantidade de itens negociados. Já no Convite, o fornecedor tem até cinco dias para fazer as propostas, via web. Os envelopes são abertos e o sistema divulga os participantes e os preços.

Há dez anos em operação, a BEC movimentou um total de 6,9 bilhões de reais em compras a preços médios, 25% menores, gerando economia de 2,06 bilhões de reais aos cofres públicos.

No período, registrou ainda mais de 305 mil operações de compra e quase 2 milhões de itens negociados. “Hoje, 92% das licitações publicadas na modalidade pregão são realizadas na forma eletrônica”, conta Maria de Fátima.

Em 2010, a plataforma registrou economia de 785 milhões de reais. Cerca de 290 mil itens negociados (mais de 67 mil somente na modalidade Pregão) e 3,4 bilhões de reais foi o valor negociado.

Site: CIO
Data: 9/03/2011
Hora: 20h56
Seção: Gestão
Autor: Déborah Oliveira
Link: http://cio.uol.com.br/gestao/2011/03/09/adocao-de-servicos-de-e-procurement-cresce-no-brasil/