Seis erros estúpidos com orçamento de TI

Seja sincero: Você acha que o orçamento de TI da sua empresa está correto?

Muitos pensam que sim, mas acabam tendo que explicar escolhas erradas que geraram prejuízo para a empresa e para a própria carreira.

Abaixo, algumas coisas que é melhor não fazer:

1. Sempre dizer sim
Dizer sempre sim pode fazer o orçamento sair do controle, dizem especialistas da Tatum, empresa de serviços e consultoria para executivos, que citam o caso de um hospital onde o CIO seguia a diretriz de atender a todas as solicitações. Os executivos seniores instruíram TI a fazer tudo que as pessoas precisassem.

Como resultado, os projetos planejados correspondiam a cerca de 10% do orçamento de 100 milhões de dólares, enquanto os não planejados devoravam 30% dos recursos. O problema é que 60% do budget era gasto com manutenção. Gorsage diz que as melhores práticas pregam que 70% devem ser dedicados a manutenção, 25% a projetos planejados e apenas 5% a demandas imprevistas.

A gota d’água aconteceu quando um grande projeto de TI resultou em um fracasso caro – e este projeto foi originado de demandas desordenadas.

Finalmente, o CIO e a diretoria descobriram que precisavam de governança forte. Eles penaram por seis meses até conseguir. Com o novo e rigoroso processo de aprovação e planejamento, os gastos de TI do hospital chegaram mais perto da proporção ideal.

2. Imaginar que os custos acabam depois que o projeto entrou em operação
Subestimar o trabalho necessário depois que um projeto entra em operação é o principal problema dos orçamentos de TI.

Uma maneira comum é dispensar os integradores após a entrada do projeto em operação.

3. Planejar e gastar localmente
A falta de uma estrutura central de orçamento pode gerar prejuízos.

Durante algum tempo, a Guarda Aérea Nacional decidiu não ter um processo central de orçamento ou procurement para sua rede de TI. Por isso, as decisões de compra ficavam nas mãos de indivíduos em cada uma das suas 88 bases e 250 unidades menores.

Desde que centralizou o processo de orçamento e procurement,  passou a obter preços melhores por volume. A sua infra-estrutura ficou mais segura e a manutenção mais simples e barata por conta da padronização.

4. Superestimar a equipe interna de TI
As pessoas não orçam adequadamente as necessidades.  É difícil justificar um grande projeto.  Daí a tendência a presumir que o pessoal interno pode fazer mais do que, na realidade, é capaz.

5. Acreditar piamente em grandes economias com terceirização offshore
Muitos na área de TI precisam aprender que a economia proporcionada pela terceirização offshore tem limite. Eles estabelecem expectativas irreais, confiando sempre no melhor cenário possível, bons demais para serem verdadeiros.

6. Evitar consultar; preferir presumir
Mesmo que você seja excelente em orçamento, os diretores podem causar problemas.

Quando alguns executivos conceberam um plano para expandir a Frontier Airlines com a compra de outra companhia regional, o grupo decidiu manter seus planos em segredo, recorda Bob Rapp, que era vice-presidente e CIO da empresa.

O grupo não consultou Rapp, que reportava ao CFO, até aprovar o projeto e seu custeio. Foi quando Rapp viu que as pressuposições sobre tecnologia estavam erradas.

Por exemplo, o plano não incluía um centro de controle de operações de sistemas específico para o setor - exigência do governo norte-americano. O custo não previsto foi de 1 milhão de dólares para construir o centro e mais 1 milhão de dólares por ano para operá-lo.

A partir de então, ele começou a reportar diretamente ao CEO para ajudar a evitar descuidos similares.

Site: CIO
Data: 08/07/2011
Hora: 8H37
Seção: Gestão
Autor: Mary K. Pratt
Link: http://cio.uol.com.br/gestao/2011/07/08/seis-erros-estupidos-com-orcamento-de-ti/#ir