Como maximixar o retorno do investimento no software corporativo

Volta e meia publicamos artigos focados em processos de avaliar e selecionar provedores de softwares corporativos. O texto a seguir compila essa tarefa em alguns pontos para ajudá-lo a maximizar o retorno sobre o investimento (ROI) da adoção de sistemas.

Lembramos sempre que o objetivo principal em uma avaliação e/ou seleção é identificar a solução que melhor atende as necessidades de sua organização. Por definição, é isso que trará grandes ganhos. É preciso, ainda, sempre considerar riscos inerentes às diferentes fases do projeto.

A oportunidade de instalar um novo (grande) software corporativo não surge com tanta frequência. Quando aparece, pode ser uma chance de trazer avanços significativos para a organização. Dessa maneira, qual o método ideal para encontrar uma ferramenta alinhada com suas demandas? Esse artigo tem a leve pretensão de responder essa pergunta.

1. Preparação

Mesmo antes de começar o processo de seleção do novo software, a primeira tarefa consiste em estimar o potencial de retorno que tal investimento precisa trazer. Em meio a múltiplas iniciativas e recursos limitados (isso lhe parece familiar?), aqueles esforços com maior ROI devem figurar nos alvos prioritários para extração de máximo benefício.

Quando o ROI não é estimado, há o perigo de que aquele projeto “quente” de valores “marginais” sejam iniciados e priorizados. Possivelmente, serão esses os primeiros a serem cortados caso o tempo fique instável, o que acarreta em desperdício de esforço e um histórico nada agradável.

É importante dimensionar, ainda, as ferramentas/braços necessários para a tarefa. Isso é especialmente válido quando se precisa de um sistema para gerenciar requerimentos e para avaliar e comparar o andamento e os produtos de acordo com os requerimentos. Planilhas simples podem não ser suficientes para muitas tarefas.

2. Requerimentos

Para construir alicerces sólidos na seleção de um software adequado precisa analisar muitas variáveis. Requerimentos de desenvolvimento que captura adequadamente as necessidades organizacionais é crítico para identificar a ferramenta que melhor se encaixa e maximiza o ROI.

Comece esse processo com reuniões e entrevistas com os públicos-alvo (stakeholders), líderes de times envolvidos diretamente nos processos impactados, e funcionários-chave para entender as demandas com o máximo de exatidão possível e tudo que precisa ser considerado em um projeto.

Enquanto não é possível esperar muito – uma vez que a maior parte das pessoas prefere manter distância dos pontos que lhes causa dor – esses encontros para definição de escopo serve para estabelecer, também, uma espécie de marcos que o projeto está começando a andar.

O passo seguinte reside em partir em busca que potencialmente resolva os problemas identificados. Nesse ponto, possivelmente, você cairá em uma lista grande de produtos que não se encaixam em suas necessidades e serão eliminados no decorrer do processo. Capturar o máximo de opções é importante para evitar que mais tarde alguém venha retomar o assunto com aquela fatídica pergunta “mas e você considerou a tecnologia Y...”.

Quando os requerimentos são estabelecidos, assegure-se que foram bem descritos. Se consegue identificá-los em uma lista, é possível ser mais exato no processo de RFP ou lista de compras, o que lhe ajudará a economizar esforços avaliando qualidades etéreas. 

Um ponto crítico na captura de requerimentos desconhecidos é a execução de um engenharia reversa das características buscadas em produtos que figuram entre os que têm potencial de adoção. Esse pode ser um esforço valioso. Lembre-se que todo requerimento deixado de lado nessa fase provavelmente será descoberto ao longo da implementação da tecnologia, adicionando custos e atrasos.

O passo final nessa fase é ranquear os requerimentos por nível de importância para a organização para uma rodada de entrevista com os usuários apropriados da ferramenta. Tipicamente, há um momento de apresentar e validar requerimentos com pessoas-chave na companhia e capturar como aquele requerimento é importante, para quem é por quê. Quando as pessoas veem seus nomes e detalhes capturados, é mais um sinal de avanço e comprometimento.

Empregados com mais tempo de casa costumam ter uma visão mais ampla dos processos enquanto os mais recentes podem prover uma visão mais apurada da necessidade. Os dois públicos são importantes e é preciso considerar a opinião de ambos. Uma vez que os requerimentos são categorizados por ordem de importância, é possível ter uma visão ampla do andamento do projeto de acordo com as necessidades empresariais.

3. Avaliação

Avaliar um software consiste em medir objetivamente quão bem ele se encaixa nas necessidades da empresa de acordo com os requerimento mapeados. Isso, normalmente, ocorre por meio de recebimento de propostas a RFPs vindas de provedores de tecnologia. Nessa fase, é importante coletar e consolidar informações. Use esses mecanismos de cotação e seleção para obter o máximo de conhecimentos técnicos e extrair valor dos processos. 

Quando os vendors entregam suas propostas, as informações capturadas e ranqueadas devem ser usadas para comparar as ofertas entre si e também de acordo com os requerimentos listados na fase anterior. Esse processo deve ser usado pra preencher lacunas encontradas na empresa e que justifiquem a adoção do software e como ele trará retorno para sua empresa.

4. Seleção

Baseado na análise feita na fase anterior, categorize o software por aderência a suas necessidades e as três melhores soluções para que o time do fornecedor apresente uma demonstração da ferramenta. Tenha certeza de que o provedor da tecnologia também compreende sua real necessidade de negócios – que o motivou a buscar o software. Certifique-se que todo o time que assistiu a demonstração capturou todas informações necessárias e sanou todas suas dúvidas antes da reunião acabar (se for o caso, vá mais a fundo nas perguntas).

Lembre-se que demonstrações de software são uma batalha contra o “melhor software” sendo oferecido a você por um vendedor persuasivo. Sempre use essa fase para confirmar suas decisões, e não para tomar uma decisão, tendo certeza que aquele produto que lhe está sendo apresentado é, de fato, a solução para seus desafios ou uma janela de oportunidades para sua organização.

Não esqueça de pedir casos de referência e checar esses cases junto as empresas que usam a tecnologia – cases fornecidos pelo vendedor. Não se limite a isso: vá atrás de outros usuários daquela tecnologia para certificar-se de que trata-se de algo que realmente funciona.

5. Estabeleça um cronograma realista, com orçamentos precisos

As informações coletadas nas fases de avaliação do software devem servir como uma baliza durante a implementação para estabelecer o cronograma, o planejamento e as estimativas de custos. Fazer esse mapa reduz os riscos e ajuda a manter nos trilhos o budget e os prazos. 

 Conclusão

Seguir esse processo deve ajudá-lo a eliminar alguns aspectos prejudiciais como pressões de áreas, conflitos, silos e resistências, pois trata-se de uma abordagem que envolve ao máximo os usuários no processo de decisão e segue uma linha rigorosa na escolha. Use as dicas para encontrar uma ferramenta que se encaixa nas necessidades da organização com base em uma estrutura capaz de ser auditada, se necessário. Alinhe as expectativas a partir do conhecimento de como aquela tecnologia ajudará a organização depois que começar a funcionar e use as informações para reduzir riscos, custos extras e extrapolação de prazos.

Site: CIO
Data: 31/08/2015
Hora: 7h35
Seção: Gestão
Autor: ------
Link: http://cio.com.br/gestao/2015/08/31/como-maximixar-o-roi-do-software-corporativo-implantado/