Torne processo de tomada de decisão menos estressante

Você jogou um seixo em um lago e provocou ondas que inundaram a sala de conferências com controvérsias, discussões e divergências. A nova estratégia parecia simples: migrar para um sistema capaz de atender a todas as unidades operacionais com o objetivo de melhorar o desempenho. O processo decisório que levou à escolha do sistema foi bastante direto, mas, agora, reivindicações relacionadas a funcionalidades e mudnças no cronograma estão pondo o projeto em risco. 

Quem já não se viu em uma situação assim?

Acontece com frequência, porque a tomada de decisão em TI costuma ser muito confusa.

Por natureza, integração e padronização estão em desacordo com a entrega personalizada e rápida. No calor das batalhas entre a TI e as áreas de negócio, pouco pode ser feito além de garantir que as reuniões sejam produtivas e que as decisões certas sejam tomadas.

Com um pouco de reflexão e visão, os CIOs conseguem evitar a tensão e a aspereza nos processos de tomada de decisão ao identificarem iniciativas estratégicas que requerem mudanças em abordagens tradicionais, aE apontar as decisões que podem ser tomadas mais rápido e melhor se houver orientação correta.

No artigo “Conquering a Culture of Indecision”, publicado em 2006 na Harvard Business Review, o especialista em estratégia de negócio Ram Charan identifica três comportamentos muito comuns em diálogos decisivos:

1- Encerrar reuniões informando quem fará o que e quando, e solicitar aos participantes que comuniquem as decisões às suas respectivas equipes em 24 horas.

2 - Fazer a pessoa certa se envolver nas discussões e promover debates abertos, criando alternativas e designando “advogados do diabo” para dizer o que outras pessoas possam estar pensando em silêncio.

3 - Assegurar que a liderança esteja presente para refrear comportamentos anômalos, como extorsão (manter o grupo inteiro refém até conseguir o desejado), desvio (sair pela tangente), mentira silenciosa (não expressar as opiniões sinceras) e divisão (criar rupturas ao solicitar suporte externo para as reuniões ou manter discussões paralelas durante as reuniões).

Para evitar que situações como a relatada no início deste artigo sejam recorrentes, examine seus planos estratégicos e operacionais buscando entender o impacto que eles terão sobre a tomada de decisão em toda a organização. Em seguida, exija que os coordenadores destas iniciativas incluam nos planos a redefinição dos direitos de decisão. As autoridades decisórias são melhor definidas através da identificação de resoluções-chave que precisam ser tomadas e dos arcabouços usados  para garantir que todas as partes entendam sua função, de modo que fique claro para todos quem é responsável por dar a última palavra.

Existem muitos tipos de regras-limite específicas para TI: aquelas relacionadas com a estratégia ("todos os novos investimentos têm de beneficiar o cliente externo"), os níveis de investimento ("as mudanças no custeio de TI não afetarão negativamente as margens da empresa"), as necessidades do negócio ("o sucesso será medido com base na aceitação pelo usuário final"), a infraestrutura ("todos os aprimoramentos requerem business cases"), projetos ("planeje para seis meses, cancele no nono"), os riscos ("estabeleceremos controles em conformidade com...") e o sourcing ("o melhor trabalho será feito por nossos próprios funcionários").

Regras-limite funcionam. Elas incentivam a tomada de decisão responsável ao restringir a autoridade decisória, mas também permitem exceções bem fundamentadas ao escalar a decisão para níveis mais altos.

Algumas decisões tomadas em níveis mais baixos da organização demoram demais ou simplesmente são erradas. Um exemplo clássico em TI envolve a seleção de padrões. Nos níveis mais baixos da organização, produtos “fora do padrão” acabam entrando sorrateiramente  por razões que são boas na esfera micro, mas não na macro.

Líderes de TI podem aliviar a carga sobre os ombros de sua equipe e proteger os interesses de longo prazo de suas empresas ao estabelecer regras-limite para tudo.

Definir prioridades e autoridades de decisão ajuda a assegurar que as decisões certas sejam tomadas de maneira a aprimorar as relações daqueles que precisam trabalhar em equipe para alcançar um resultado.

(*) Susan Cramm é fundadora e presidente da Valuedance, empresa de coaching executivo

Site: Computerworld
Data: 22/01/2016
Hora: 8h17
Seção: Gestão
Autor: ——
Link: http://cio.com.br/gestao/2016/01/21/torne-processo-de-tomada-de-decisao-menos-estressante/