Como tornar as reuniões mais produtivas

Não há nada como um aviso de reunião para gerar nos funcionários um nítido sentimento de desânimo. Desde que o tempo da maior parte dos funcionários está mais curto por conta da carga de trabalho bastante pesada, reuniões podem ser vistas como perda de tempo. Infelizmente, isso ocorre porque a maioria realmente é. A principal razão para as pessoas odiarem reuniões é que elas não andam ou não resultam em nada.

Funcionários interessados em alcançar metas são ainda mais afetados por reuniões, de acordo com Steve G. Regelberg, professor de ciência e psicologia organizacional da Universidade da Carolina do Norte, Charlotte. Para os funcionários preocupados em cumprir tarefas e atingir metas, reuniões são interrupções irritantes no trabalho e na produtividade; o nível de insatisfação no trabalho aumenta quanto maior o número de reuniões. O estudo apontou ainda que funcionários menos esforçados têm uma orientação mais flexível no trabalho e, na verdade, gostam de reuniões, presumivelmente vistas como uma bem-vinda interrupção, uma chance para ser social.

Reuniões ineficientes são especialmente danosas para as empresas. Inúmeros estudos sustentam a ideia de que o nível de produtividade das reuniões é o mais poderoso fator para a satisfação no emprego; quanto mais tempo gasto em reuniões sem sentido, maior a insatisfação e mais os funcionários tendem a deixar a companhia.

Frequentemente os funcionários saem das salas pensando, “este não foi um bom uso do meu tempo, nós falamos muito, mas não havia um propósito claro ou resultado”. Mesmo quando há um propósito claro, é muito fácil que o tópico da reunião seja mudado ou ignorado por alguém que pretende parecer esperto ou puxar sua própria pauta de demandas.

As pesquisas sustentam essa avaliação. Um levantamento feito anos atrás pela Microsoft com 30 mil pessoas ao redor do mundo descobriu que a maior parte dos empregados sente-se produtiva em apenas três dias da semana. O que mais contribuiu isso? Reuniões improdutivas (objetivos pouco claros e falta de comunicação da equipe também estavam entre os três primeiros colocados, uma prova de que usar reuniões como ferramenta de comunicação é um erro.) De acordo com a pesquisa, as pessoas passam 5,6 horas em reuniões por semana, apesar de 65% responderem que elas não são produtivas. Nos Estados Unidos, em particular, o número de empregados que acham reuniões perda de tempo sobe para 71%.

Então como tornar as suas reuniões mais produtivas? 

1- Marque somente reuniões necessárias

Pense com simplicidade: Quando os funcionários estão em uma reunião, não estão produzindo. O salário pago a cada um para estar em uma reunião e a quantidade de trabalho perdida coletivamente, ao mesmo tempo, deveriam ser considerados quando questionada a importância da reunião. Seu propósito deve ser a tomada de decisão, a solução de um problema, a resposta a uma querela ou a seleção de um fornecedor. Além disso, cada uma dessas questões diz respeito somente a algumas pessoas e só elas devem ser chamadas. “Existem assuntos legítimos, mas eles só dizem respeito a X pessoas; o resto ficará aborrecido, sentindo que há coisas mais importantes a serem feitas”, diz .

Uma boa regra para determinar a necessidade da reunião é quando começamos a ver correspondência frequente sobre um mesmo assunto entupir as caixas de mensagem. Nesse ponto, vale a pena marcar uma reunião para chegar ao coração do problema.

2- Elimine reunião de atualização ou reduza sua frequência

Muitas reuniões simplesmente atualizam a situação das áreas, entregam relatórios, anunciam novos sistemas e assim por diante. Fazer uma pequena atualização, em geral, não é uma boa razão para chamar uma reunião. Essas informações poderiam, na maioria dos casos, ter sido passadas de outra forma; eletronicamente, por exemplo. Para aqueles que consideram as reuniões o momento de entrosamento da equipe, faça isso, mas coloque o nome correto. Se falta entrosamento há uma forma melhor de promovê-lo. Algumas empresas, porém, podem achar difícil deixar de realizar reuniões de todos juntos.

3- Crie uma agenda

Criar uma proposta clara e uma estrutura para condução dos temas é crucial. Você precisa saber identificar a chave para o ponto central da reunião, ou aquela coisa que precisa acontecer para poder dizer, “Sim, essa reunião foi um sucesso.” Inclua o objetivo na pauta para que todos estejam cientes da proposta da reunião. Dias antes da data estabelecida, solicite itens para a pauta de reunião aos outros participantes e inclua-os. Certifique-se de enviar a pauta para todos os participantes com antecedência.

4- Prepare a forma de conduzir a reunião e não somente os assuntos a tratar

“Se você vai conduzir a reunião, precisa sentar e pensar o que pode acontecer. Como darei prosseguimento à reunião se tal coisa acontecer? E se uma pessoa chave não aparecer? Ou se a tecnologia não funcionar? Um participante ficar entediado ou começar a tumultuar?

5- Reveja a pauta e os objetivos no começo da reunião

O segredo para manter uma reunião no rumo pretendido é resumir os assuntos a serem cobertos e aquilo que você almeja da reunião. Por exemplo, “Estamos aqui hoje para rever nossas opções de venda e até o final do encontro precisamos estreitar nossas opções em apenas três tipos. Ao adotar a lista de pautas (incluindo as pautas de todos) e verbalizando os objetivos logo no início gerou-se um impacto enorme da produtividade das reuniões.

6- Encoraje os participantes com ouvido atento

Sem uma atmosfera de respeito, você não pode esperar uma participação ativa; muitas pessoas simplesmente não falarão em um ambiente onde não se sintam à vontade. A forma como você responde a uma contribuição pode reforçar – ou negar – suas palavras. Mostre que você está aberto a diferentes pontos de vista pedindo por esclarecimentos. E desencoraje comportamentos inapropriados dos outros. Por exemplo, corte os que interrompem: “Entendo que você discorde, mas vamos deixar Maria concluir seu pensamento antes de discutirmos.” Encoraje outros, com perguntas pertinentes, tais como, “Você acha que não temos dados suficientes para tomar uma decisão. O que o resto de você pensa sobre isso?” Chame as pessoas reconhecendo seus conhecimentos, “Erica, eu sei que você tem experiência nesse tipo de projeto, o que acha disso?”

7- Revise ao final

Quando o tempo tiver terminado, conclua a reunião. Resuma as opiniões, decisões e os próximos passos a serem tomados. Regelberg diz que esse tipo de atitude pode parecer perda de tempo, mas enfatiza que é, na verdade, justamente o oposto: “Você não quer que as pessoas saiam da sala com percepções diferentes do que foi decidido, e os cinco minutos finais são cruciais nesse sentido.”  São tantas discussões durante uma reunião que algo pode sair pela tangente. Relembrar foi um aprendizado importante.

8- O relatório deve ser entregue em um tempo razoável

Você deve enviar um rascunho da ata reunião e avaliar os interessados. A versão final deve ser encaminhada assim que os interessados forem localizados e incluídos. Para ambos, estabeleça prazos de acordo com a complexidade do que foi discutido e decidido na reunião. Dito isso, quanto antes acontecer, melhor.

Tornar reuniões mais proveitosas deveria ser prioridade para as organizações. Por conta de seu poderoso efeito na satisfação dos funcionários, sem mencionar os custos, as formas de tornar as reuniões mais eficientes merecem a sua atenção.

Site: CIO
Data: 01/02/2016
Hora: 7h52
Seção: Gestão
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Link: http://cio.com.br/gestao/2016/02/01/como-tornar-as-reunioes-mais-produtivas/