Como tornar suas reuniões mais produtivas

Reuniões ineficientes são especialmente danosas para as empresas. Inúmeros estudos sustentam a ideia de que o nível de produtividade das reuniões é o mais poderoso fator para a satisfação no emprego; quanto mais tempo gasto em reuniões sem sentido, maior a insatisfação e mais os funcionários tendem a deixar a companhia.  

Então como tornar as suas reuniões mais produtivas? 

1 - Marque somente reuniões necessárias
Pense com simplicidade: Quando os funcionários estão em uma reunião, não estão produzindo. O salário pago a cada um para estar em uma reunião e a quantidade de trabalho perdida coletivamente, ao mesmo tempo, deveriam ser considerados quando questionada a importância da reunião. Seu propósito deve ser a tomada de decisão ou a solução de um problema. Além disso, cada uma dessas questões diz respeito somente a algumas pessoas e só elas devem ser chamadas.

Uma boa regra para determinar a necessidade da reunião é quando começamos a ver correspondência frequente sobre um mesmo assunto entupir as caixas de mensagem. Nesse ponto, vale a pena marcar uma reunião para chegar ao coração do problema.

2 - Elimine reunião de atualização ou reduza sua frequência
Muitas reuniões simplesmente atualizam a situação das áreas, entregam relatórios, anunciam novos sistemas e assim por diante. Fazer uma pequena atualização, em geral, não é uma boa razão para chamar uma reunião. Essas informações poderiam, na maioria dos casos, ter sido passadas de outra forma; eletronicamente, por exemplo.

3 - Crie uma agenda
Criar uma proposta clara e uma estrutura para condução dos temas é crucial. Você precisa saber identificar a chave para o ponto central da reunião, ou aquela coisa que precisa acontecer para poder dizer, “Sim, essa reunião foi um sucesso.” Inclua o objetivo na pauta para que todos estejam cientes da proposta da reunião. Dias antes da data estabelecida, solicite itens para a pauta de reunião aos outros participantes e inclua-os. Certifique-se de enviar a pauta para todos os participantes com antecedência.

4 - Prepare a forma de conduzir a reunião e não somente os assuntos a tratar
“Se você vai conduzir a reunião, precisa sentar e pensar o que pode acontecer. Como darei prosseguimento à reunião se tal coisa acontecer? E se uma pessoa chave não aparecer? Ou se a tecnologia não funcionar? Um participante ficar entediado ou começar a tumultuar?

5 - Reveja a pauta e os objetivos no começo da reunião
O segredo para manter uma reunião no rumo pretendido é resumir os assuntos a serem cobertos e aquilo que você almeja da reunião. Por exemplo, “Estamos aqui hoje para rever nossas opções de venda e até o final do encontro precisamos estreitar nossas opções em apenas três tipos. Ao adotar a lista de pautas (incluindo as pautas de todos) e verbalizando os objetivos logo no início gerou-se um impacto enorme da produtividade das reuniões.

6 - Encoraje os participantes com ouvido atento
Sem uma atmosfera de respeito, você não pode esperar uma participação ativa; Mostre que você está aberto a diferentes pontos de vista pedindo por esclarecimentos. E desencoraje comportamentos inapropriados dos outros. Por exemplo, corte os que interrompem: “Entendo que você discorde, mas vamos deixar Maria concluir seu pensamento antes de discutirmos.” Encoraje outros, com perguntas pertinentes, tais como, “Você acha que não temos dados suficientes para tomar uma decisão. O que os demais pensam sobre isso?”. Chame as pessoas reconhecendo seus conhecimentos, “Fulano, eu sei que você tem experiência nesse tipo de projeto, o que acha disso?”

7 - Revise ao final          
Quando o tempo tiver terminado, conclua a reunião. Resuma as opiniões, decisões e os próximos passos a serem tomados. São tantas discussões durante uma reunião que algo pode sair pela tangente. Relembrar é um aprendizado importante.

8 - O relatório deve ser entregue em um tempo razoável
Você deve enviar um rascunho da ata reunião e avaliar os interessados. A versão final deve ser encaminhada assim que os interessados forem localizados e incluídos. Para ambos, estabeleça prazos de acordo com a complexidade do que foi discutido e decidido na reunião.

Texto com informações do site CIO

Data: 06/06/2018
Hora: 16h03
Seção: Gestão
Autor: Redação
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Link: http://cio.com.br/gestao/2018/06/06/como-tornar-suas-reunioes-mais-produtivas/